Terms for Recruitment Services

General Business Terms and Conditions for Recruitment Services

Recruitment of candidates for full-time employment

1. Scope

1.1 These General Terms and Conditions for Recruitment Services ("Terms") apply to contingency recruitment of qualified candidates for a specific position open at the time of engagement by a recruitment agency / recruitment consultant ("Recruiter") for Viridium Group GmbH & Co. KG or any of its affiliated companies as defined by Section 15 et seqq. German Stock Corporation Act (AktG) ("Affiliated Company") (the respective contracting company is hereinafter referred to as "Client") (the Recruiter and the Client are individually referred to as "Party" and collectively as "Parties").

The Client may include any of the following companies:

Viridium Service Management GmbH
Viridium Group GmbH & Co. KG
Viridium Customer Services GmbH
LV Bestandsservice GmbH

The name of the Client will be specified in the course of the engagement.

1.2 The Terms only apply to the recruitment of candidates for full-time employment. Recruitment and / or provision of temporary staff or of independent contractors or freelancers is not the subject of these Terms.

1.3 The provisions of these General Terms and Conditions apply exclusively to the recruitment of candidates according to Sections 1.1 and 1.2 and the resulting rights and duties of the Parties. No other provisions, in particular the general terms and conditions of the Recruiter, shall apply, independent of whether the Client has expressly rejected these general terms and conditions or not. These Terms also apply exclusively if the Client provides or accepts services without reservation in awareness of other general terms and conditions.

Unless otherwise agreed, the Terms shall apply in the version definitive at the time the Recruiter was engaged, in any case, however, in the most recent text wording communicated to the Recruiter. The Terms also apply to similar legal transactions between the Client and the Recruiter in the future.

2. Engagement, Conclusion of Contract

2.1 Engagement by the Client is carried out in writing (normally by e-mail) in a format put forth by the Client.

2.2 Unless otherwise accepted by the Recruiter, a recruitment agreement ("engagement") is concluded by the Parties on the basis of these Terms at the latest when a candidate is presented. Upon presentation of a candidate, the Terms are deemed unconditionally accepted. This applies regardless of the manner of presentation.

2.3 Within the scope of the particular engagement, individual contractual conditions in deviation from these Terms may be agreed upon. Subject to proof to the contrary, the content of such agreements shall be governed by a written contract or a written confirmation by the Client.

2.4 Specific engagements do not constitute an employment relationship between the Parties.

3. Services of the Recruiter

3.1 The recruitment services to be rendered by the Recruiter ("Services") and their scope, along with the respective candidate requirements, are listed by the Client in the relevant engagement and shall become an integral part of the respective agreement. The services are carried out according to the contractual agreement.

3.2 To the extent that no additional services have been engaged, the Recruiter is to render the following services in connection with his engagement:

Orderly presentation of candidates according to Section 4 based on the requirement profile of each position to be filled
Provision of all information required to make a qualification and hiring decision
Support in the coordination of interviews
Review of application documents in terms of plausibility and completeness
Review and notification of applications by the same individual in the past
upon request, provision of all information necessary for an employment relationship (full-time employment) to be established

3.3 Unless otherwise instructed, the Recruiter shall communicate exclusively with the contact person from the Client's human resources department.

3.4 The Recruiter shall contact executives and employees of the specialist departments exclusively with the consent of the contact person from the Client's human resources department who is responsible for filling the respective position.

3.5 The Recruiter does not participate in interviews, assessment centres or other diagnostic procedures.

3.6 The Recruiter undertakes to formulate the reasons for rejection in a non-discriminatory manner.

3.7 The Recruiter shall comply with all legal regulations, as well as official and other public requirements in connection with rendering the services.

3.8 The Terms do not grant the Recruiter an exclusive right of recruitment for the respective position to be filled. The Client, at its discretion, may engage other recruitment agencies and may also take action on its own to fill the position.

4. Proper presentation of candidates

4.1 The Recruiter shall present candidates exclusively using the communication channels specified by the Client as part of the engagement.

4.2 The Recruiter shall provide the following candidate information as part of candidate presentation:

Original curriculum vitae of the candidate
E-mail address, phone number, home address and date of birth
Specific target salary incl. desired basic salary
Notice period
Information on the willingness to make a career change
Certificates and employer references upon request

The candidate's CV is not allowed to include:

The company or logo of the Recruiter in machine-readable form
Name, address, and contact details of the Recruiter

The Recruiter does not provide candidate reports, diagnostic / psychometric reports, or other assessments of candidates.

4.3 The Client reserves the right to reject candidate presentations that do not comply with the requirements specified in Sections 4.1 and 4.2. In this case, the candidate is deemed not presented until he is presented in accordance with Section 4.1 by means of the specified communication channels and/or the information stated in Section 4.2 is subsequently submitted in the form described.

4.4 The Recruiter undertakes to present candidates only if they have expressly consented to disclosure of their personal details and other data.

4.5 The Recruiter shall provide documentation of the candidates' consent to the Client upon request. If a candidate's consent cannot be documented, the candidate is deemed not presented by the Recruiter.

4.6 The Client shall provide the Recruiter with all the information necessary for presentation of qualified candidates. This includes in particular:

the job and requirement profile for the respective position to be filled
information on remuneration and other employer benefits

4.7 The Recruiter shall present candidates exclusively for specific, open positions. Candidate presentations unrelated to any specific position open at the time of presentation will be rejected.

4.8 If an employment relationship (full-time employment) is established between a candidate presented contrary to Section 4.7 and the Client or one of its affiliated companies, the Recruiter shall not be entitled to recruitment commission pursuant to Section 5.

5. Recruitment Commission

5.1 The Recruiter conducts the recruitment of candidates exclusively on a contingency basis.

5.2 The Recruiter is entitled to a recruitment commission if:

the Recruiter has been expressly engaged to present candidates for a specific position,
the candidate has agreed to being presented by the Recruiter
and an employment relationship (full-time employment) is established between the Client or one of its affiliated companies and the candidate presented by the Recruiter, independent of the position for which the candidate was originally presented. A full-time employment relationship is established with the signing of the respective employment contract.

5.3 The Recruiter is not entitled to a recruitment commission if:

the Client or one of its affiliated companies already had the candidate's details prior to the candidate's being presented by the Recruiter and the candidate's data was collected or transmitted for the purpose of a job application or consideration for future positions, irrespective of the position pursued,
or the presentation of the candidate was rejected in accordance with Section 4.3 because the presentation did not comply with the requirements of Section 4.1 (Communication channel) and / or Section 4.2 (required information) and the data of the candidate is otherwise collected by or transmitted to the Client or its affiliated companies for the purpose of applying for any position or consideration for future positions before the Recruiter has presented the candidate in accordance with Section 4.1 and / or transmitted or supplemented the required information in accordance with Section 4.2.

5.4 The Recruiter is also entitled to a recruitment commission (candidate protection) if:

the presentation of a candidate in the context of a specific search engagement is initially unsuccessful,
and an employment relationship (full-time employment) is established at a later time between the Client or one of its affiliated companies and the candidate presented by the Recruiter, independent of the position for which the candidate was originally presented,
and no more than 18 months have elapsed between the time of the candidate's original presentation and the establishment of the employment relationship.

The criterion for calculating the 18-month period as defined by Section 5.4 is the date on which the application documents are first received by the Client or one of its affiliated companies. The other prerequisites for the formation of an entitlement to commission shall remain unaffected.

5.5 Unless otherwise agreed, the Recruiter is entitled to a recruitment commission of 20% of the commission-relevant remuneration of the candidate on the basis of a successful recruitment of a candidate.

The commission-relevant remuneration of the candidate as defined by these General Terms and Conditions comprises the following:

contractually agreed gross annual salary in the first year of employment
plus a variable salary payment amounting to 10% of the gross annual salary.

Other salary components or employer benefits are not taken into consideration for the calculation of the recruitment commission.

5.6 The Client shall inform the Recruiter of the candidate's remuneration relevant for the calculation of the recruitment commission when the employment relationship between the Client or one of its affiliated companies and the candidate has been established. In this context, the Recruiter shall not be given access to contractual documents or other internal documents of the Client or affiliated companies.

6. Settlement and payment due date

6.1 The Recruiter will invoice his recruitment commission in accordance with Section 5 as soon as an employment relationship has been established between the presented candidate and the Client or one of its affiliated companies and the Client has provided the Recruiter with the information necessary for calculating the commission.

6.2 The recruitment commission is subject to statutory value-added tax.

6.3 The recruitment commission is due for payment 30 days after receipt of a proper invoice.

6.4 The Recruiter shall transmit his invoice by e-mail to the responsible contact person of the Client.

7. Reimbursement of expenses and costs

7.1 The Recruiter is not entitled to reimbursement of own expenses incurred in the course of his recruiting activities.

7.2 The Client warrants to reimburse the candidate for documented necessary travel and accommodation expenses incurred by the candidate for the purpose of attending interviews.

The Recruiter will inform the candidate that the reimbursement of expenses must be requested from the Client using a form provided by the Client and that payment will be made to the candidate via bank transfer. If the costs to be reimbursed exceed an amount of EUR 500.00, the share of costs exceeding this amount will only be reimbursed if the Client has agreed to the reimbursement before the costs have been incurred.

8. Non-solicitation

8.1 The Parties undertake not to actively approach and solicit employees of the other party or its affiliated companies for open positions in their own or other companies during the cooperation and for a period of 12 months after the end of the cooperation.

8.2 The criterion for calculating the 12-month period as defined in Section 8.1 shall be the receipt of the notice of termination of the last engagement or receipt of the notification that the last engagement has ended due to the respective position's being filled.

9. Non-disclosure

9.1 The Client and the Recruiter undertake to treat all information they exchange in the course of their cooperation ("Confidential Information") as confidential and not to disclose it to third parties without the prior written consent of the other party. Furthermore, the Client shall ensure that its affiliated companies also maintain confidentiality.

9.2 This applies in particular to:

personal and other miscellaneous data of candidates
personal and other miscellaneous data of representatives, executives and employees of the Client and its affiliated companies
personal and other miscellaneous data of representatives, executives, and employees of the Recruiter
all non-publicly available information on the business operations of the Client and its affiliated companies
all non-publicly available information on the business operations of the Recruiter.

9.3 This obligation shall apply for the duration of the engagement and for two years after it has ended.

9.4 The confidentiality obligation does not apply to information that is of general knowledge or was lawfully obtained from third parties who, to the knowledge of the receiving party, were not subject to a confidentiality obligation vis-à-vis the disclosing party and these third parties, in turn, did not obtain the information by violating protective provisions in favour of the disclosing party.

9.5 The receiving party may disclose the Confidential Information to its managing directors, employees or representatives without the prior consent of the disclosing party only to the extent (i) reasonably necessary to achieve the business purpose and (ii) the persons entrusted with the Confidential Information have been bound to keep the Confidential Information secret at least to the extent and for the period that the receiving party is bound to keep the Confidential Information secret based on this Section 9.

9.6 At the request of either party and once the engagement has ended, each party shall promptly return all Confidential Information received.

10. Privacy Policy

10.1 The Client collects, stores, and processes the data of candidates in accordance with the applicable privacy policy of the Client or, if data is permissibly passed on to affiliated companies, in accordance with the privacy policy of the company receiving the data.

10.2 The privacy policy for candidates can be found at:

https://www.viridium-gruppe.com/en/legal/privacy-policy-for-applicants/

for Viridium Service Management GmbH, Viridium Group GmbH & Co KG, and Heidelberger Leben Service Management GmbH; and at https://www.proxalto-lv.de/datenschutzbestimmungen/datenschutzerklaerung-fuer-bewerber/ for Proxalto Service Management GmbH

10.3 The Client, its affiliated companies and the Recruiter shall take technical and organisational measures to prevent unauthorised access to candidate data and information relating to the business operations of the Client, its affiliated companies, and the Recruiter.

10.4 On the part of the Client, only persons directly involved in filling open positions have access to candidate data.

10.5 The Client reserves the right to forward applications to affiliated companies if candidates may be considered for positions there. In this case, the Client will inform the Recruiter about the forwarding of the job application.

11. Ending and Terminating the Engagement

11.1 The engagement ends as soon as the respective position is filled (hiring of a candidate for full-time employment) or the staffing requirement no longer exists. The Client shall inform the Consultant within a reasonable period of time that the position has been filled or the staffing requirement no longer exists.

11.2 The Parties may terminate the respective contract at any time without notice in written form.

11.3 Ending or terminating the engagement does not result in any entitlement to reimbursement of expenses, damages, or any other remuneration on the part of the Recruiter vis-à-vis the Client or its affiliated companies.

11.4 Commission claims for candidates presented prior to notice of termination being received shall remain unaffected.

12. Liability

12.1 The Recruiter and its affiliated companies are liable for wilful or grossly negligent breaches of duty by their legal representatives, employees, and vicarious agents.

12.2 The Recruiter and its affiliated companies shall be liable for ordinary negligence of duty arising from the contractual obligation, limited to the amount of the damage typically foreseeable at the time of the conclusion of the contract.

12.3 The above limitation of liability shall not apply in cases of mandatory statutory liability, for assumption of a guarantee or for damage to life, limb, or health.

13. Final provisions

13.1 These Terms are solely subject to the laws of the Federal Republic of Germany.

13.2 The exclusive venue for all disputes arising from or in association with a recruitment is the competent court at the registered office of the Client. However, the Client is entitled to take legal action against the Recruiter at the Recruiter's place of business.

13.3 Changes or supplements to these General Terms and Conditions require an express written agreement to become effective. This also applies to any waiver of the written form requirement. Ancillary agreements are only valid if confirmed in writing.

13.4 Should individual provisions of these Terms be or become invalid, this shall not affect the validity of the remaining provisions.

As at: March 2021

These Terms apply to persons of all genders. The use of male pronouns in solely intended to facilitate the legibility of the Terms.

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Personalvermittlungen

Vermittlung von Kandidaten für Tätigkeiten in Festanstellung

1. Geltungsbereich

1.1 Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Personalvermittlungen („AGB“) gelten für die erfolgsbasierte Vermittlung von geeigneten Kandidaten für eine konkrete, zum Zeitpunkt der Beauftragung vakante Stelle durch eine Personalvermittlung / einen Personalvermittler („Vermittler“) an Viridium Group GmbH & Co. KG oder an ein mit ihr verbundenes Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG („Verbundenes Unternehmen“) (die jeweilige beauftragende Gesellschaft im Folgenden „Auftraggeberin“) (der Vermittler und die Auftraggeberin einzeln „Partei“ und zusammen „Parteien“).

Als Auftraggeberin kommen folgende Unternehmen in Betracht:

• Viridium Service Management GmbH
• Viridium Group GmbH & Co. KG
• Viridium Customer Services GmbH
• LV Bestandsservice GmbH

Die Auftraggeberin wird im Rahmen der Beauftragung mitgeteilt.

1.2 Die AGB gelten nur für die Vermittlung von Kandidaten für Tätigkeiten in Festanstellung. Die Vermittlung und / oder Überlassung von Zeitarbeitskräften sowie von Selbständigen oder Freiberuflern ist nicht Gegenstand dieser AGB.

1.3 Für die Vermittlung von Kandidaten gemäß Ziffern 1.1 und 1.2 und die daraus entstehenden Rechte und Pflichten der Parteien gelten ausschließlich die Bestimmungen dieser AGB. Sonstige Bestimmungen, insbesondere die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vermittlers, finden keine Anwendung, unabhängig davon, ob die Auftraggeberin diese allgemeinen Geschäftsbedingungen ausdrücklich zurückgewiesen hat oder nicht. Diese AGB gelten auch dann ausschließlich, wenn die Auftraggeberin in Kenntnis anderer allgemeiner Geschäftsbedingungen Leistungen ohne entsprechenden Vorbehalt erbringt oder annimmt.

Sofern nicht etwas anderes vereinbart wurde, gelten die AGB in der Fassung, die zum Zeitpunkt der Beauftragung des Vermittlers maßgeblich war, in jedem Fall aber in der jüngsten Textformulierung, die dem Vermittler mitgeteilt wurde. Die AGB gelten auch für künftige ähnliche Rechtsgeschäfte zwischen der Auftraggeberin und dem Vermittler.

2. Beauftragung, Vertragsschluss

2.1 Die Beauftragung durch die Auftraggeberin erfolgt schriftlich (in der Regel per E-Mail) in einem von der Auftraggeberin vorgegebenen Format.

2.2 Sofern nicht anderweitig durch den Vermittler angenommen, kommt spätestens mit der Vorstellung eines Kandidaten zwischen den Parteien ein Vermittlungsvertrag („Auftrag“) auf Basis dieser AGB zustande. Mit der Vorstellung eines Kandidaten gelten die AGB als vorbehaltlos akzeptiert. Dies gilt unabhängig von der Art und Weise der Vorstellung.

2.3 Im Rahmen der jeweiligen Beauftragung können einzelne Vertragsbedingungen abweichend von diesen AGB vereinbart werden. Für den Inhalt derartiger Vereinbarungen ist, vorbehaltlich des Gegenbeweises, ein schriftlicher Vertrag bzw. eine schriftliche Bestätigung durch die Auftraggeberin maßgebend.

2.4 Der jeweilige Auftrag führt nicht zu einem Arbeitsverhältnis zwischen den Parteien.

3. Leistungen des Vermittlers

3.1 Die von dem Vermittler zu erbringenden Vermittlungsleistungen („Leistungen“) und deren Umfang sowie die jeweiligen Anforderungen an die Kandidaten werden durch die Auftraggeberin in der jeweiligen Beauftragung aufgelistet und werden zum Inhalt des jeweiligen Auftrags. Die Leistungen werden gemäß der vertraglichen Vereinbarung ausgeführt.

3.2 Sofern nicht weitere Vermittlungsleistungen beauftragt wurden, hat der Vermittler folgende Leistungen im Zusammenhang mit einem Auftrag zu erbringen:

• Ordnungsgemäße Vorstellung von Kandidaten gemäß Ziffer 4 aufgrund des Anforderungsprofils der jeweils zu besetzenden Stelle
• Übermittlung sämtlicher für eine Eignungs- und Einstellungsentscheidung erforderlichen Informationen
• Unterstützung im Rahmen der Koordinierung von Gesprächsterminen
• Überprüfung von Bewerbungsunterlagen auf Plausibilität und Vollständigkeit
• Überprüfung und Mitteilung von Bewerbungen derselben Person in der Vergangenheit
• auf Anfrage Übermittlung sämtlicher für das Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses (Festanstellung) erforderlichen Informationen

3.3 Sofern nicht abweichend mitgeteilt, kommuniziert der Vermittler ausschließlich mit der ihm genannten Kontaktperson aus der Personalabteilung der Auftraggeberin.

3.4 Der Vermittler kontaktiert Führungskräfte und Mitarbeiter der Fachbereiche ausschließlich im Einvernehmen mit der für die Besetzung der jeweiligen Stelle zuständigen Kontaktperson aus der Personalabteilung der Auftraggeberin.

3.5 Der Vermittler nimmt nicht an Vorstellungsgesprächen, Assessment Centern oder sonstigen diagnostischen Verfahren teil.

3.6 Der Vermittler verpflichtet sich, die Gründe für eine Absage diskriminierungsfrei zu formulieren.

3.7 Der Vermittler wird alle gesetzlichen Vorschriften sowie behördlichen und sonstigen öffentlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Erbringung der Leistungen einhalten.

3.8 Die AGB gewähren dem Vermittler kein exklusives Vermittlungsrecht für die jeweils zu besetzende Stelle. Die Auftraggeberin kann nach eigenem Ermessen weitere Personalvermittlungen beauftragen und auch selbst tätig werden, um die Stelle zu besetzen.

4. Ordnungsgemäße Vorstellung von Kandidaten

4.1 Der Vermittler stellt Kandidaten ausschließlich mittels der Kommunikationswege vor, die von der Auftraggeberin im Rahmen der Beauftragung vorgegeben werden.

4.2 Der Vermittler übermittelt im Rahmen der Kandidatenvorstellung folgende Informationen des Kandidaten:

• Original-Lebenslauf des Kandidaten
• E-Mail Adresse, Telefonnummer, Wohnadresse und Geburtsdatum
• Konkretes Zielgehalt inkl. gewünschtem Grundgehalt
• Kündigungsfrist
• Angaben zur Wechselmotivation
• auf Anfrage Zeugnisse und Arbeitszeugnisse

Der Lebenslauf des Kandidaten darf nicht enthalten:

• Firma oder Marke des Vermittlers in maschinenlesbarer Form
• Name, Adresse und Kontaktdaten des Vermittlers

Der Vermittler übermittelt keine Kandidatenberichte, diagnostische / psychometrische Gutachten oder sonstige Einschätzungen zu Kandidaten.

4.3 Die Auftraggeberin behält sich vor, Kandidatenvorstellungen, die nicht den in Ziffer 4.1 und 4.2 genannten Vorgaben entsprechen, zurückzuweisen. Der Kandidat gilt in diesem Fall als nicht vorgestellt, bis er gemäß Ziffer 4.1 mittels der vorgegebenen Kommunikationswege vorstellt wird und / oder die in Ziffer 4.2 genannten Informationen in der beschriebenen Form nachgereicht werden.

4.4 Der Vermittler verpflichtet sich, Kandidaten nur dann vorzustellen, wenn diese ausdrücklich der Weitergabe ihrer personenbezogenen und sonstigen Daten zugestimmt haben.

4.5 Der Vermittler legt der Auftraggeberin auf Verlangen Nachweise für die Zustimmung der Kandidaten vor.
Kann die Zustimmung eines Kandidaten nicht nachgewiesen werden, gilt der Kandidat nicht als durch den Vermittler vorgestellt.

4.6 Die Auftraggeberin stellt dem Vermittler sämtliche für die Vorstellung geeigneter Kandidaten erforderlichen Informationen zur Verfügung. Dazu gehören insbesondere:

• das Stellen- und Anforderungsprofil für die jeweils zu besetzende Stelle
• Informationen zu Vergütung und sonstigen Arbeitgeberleistungen

4.7 Der Vermittler stellt Kandidaten ausschließlich für konkrete, vakante Stellen vor. Kandidatenvorstellungen, die keinen Bezug zu einer konkreten, zum Zeitpunkt der Vorstellung vakanten Stelle haben, werden zurückgewiesen.

4.8 Falls zwischen einem Kandidaten, der entgegen Ziffer 4.7 vorgestellt wurde, und der Auftraggeberin oder einem mit ihr Verbundenen Unternehmen ein Arbeitsverhältnis (Festanstellung) zustande kommt, hat der Vermittler keinen Anspruch auf Vermittlungsprovision gemäß Ziffer 5.

5. Vermittlungsprovision

5.1 Der Vermittler vermittelt Kandidaten ausschließlich auf Erfolgsbasis.

5.2 Der Vermittler hat einen Anspruch auf Vermittlungsprovision, wenn:

• der Vermittler ausdrücklich mit der Vorstellung von Kandidaten für eine konkrete Stelle beauftragt wurde,
• der Kandidat der Vorstellung durch den Vermittler zugestimmt hat
• und zwischen der Auftraggeberin oder einem mit ihr Verbundenen Unternehmen und dem vom Vermittler vorgestellten Kandidaten ein Arbeitsverhältnis (Festanstellung) zustande kommt, unabhängig von der Stelle, für die der Kandidat ursprünglich vorgestellt wurde. Ein Arbeitsverhältnis in Festanstellung kommt zustande mit Unterzeichnung des jeweiligen Arbeitsvertrages.

5.3 Der Vermittler hat keinen Anspruch auf Vermittlungsprovision, wenn:

• der Auftraggeberin oder einem mit ihr Verbundenen Unternehmen die Daten des Kandidaten bereits vorlagen, bevor dieser durch den Vermittler vorgestellt wurde, und die Daten des Kandidaten zum Zweck einer Bewerbung oder der Vormerkung für künftige Stellen erhoben oder übermittelt wurden, unabhängig von der angestrebten Stelle,
• oder die Vorstellung des Kandidaten gemäß Ziffer 4.3 zurückgewiesen wurde, weil die Vorstellung nicht den Anforderungen der Ziffern 4.1 (Kommunikationsweg) und / oder Ziffer 4.2 (Erforderliche Informationen) entsprach und die Daten des Kandidaten von der Auftraggeberin oder ihren Verbundenen Unternehmen zum Zweck einer Bewerbung für eine beliebige Stelle oder der Vormerkung für künftige Stellen anderweitig erhoben oder an sie übermittelt werden, bevor der Vermittler den Kandidaten gemäß Ziffer 4.1 vorstellt und / oder die erforderlichen Informationen gemäß Ziffer 4.2 übermittelt oder ergänzt.

5.4 Der Vermittler hat auch dann einen Anspruch auf Vermittlungsprovision (Kandidatenschutz), wenn:

• die Vorstellung eines Kandidaten im Rahmen eines konkreten Suchauftrags zunächst erfolglos bleibt,
• zwischen der Auftraggeberin oder einem mit ihr Verbundenen Unternehmen und dem vom Vermittler vorgestellten Kandidaten zu einem späteren Zeitpunkt ein Arbeitsverhältnis (Festanstellung) zustande kommt, unabhängig von der Stelle, für die der Kandidat ursprünglich vorgestellt wurde,
• und zwischen dem Zeitpunkt der ursprünglichen Vorstellung des Kandidaten und dem Zustandekommen des Arbeitsverhältnisses nicht mehr als 18 Monate vergangen sind.

Maßgeblich für die Berechnung der 18-Monats-Frist im Sinne der Ziffer 5.4 ist der erstmalige Eingang der Bewerbungsunterlagen bei der Auftraggeberin oder einem mit ihr Verbundenen Unternehmen. Die übrigen Voraussetzungen für die Entstehung eines Provisionsanspruchs bleiben unberührt.

5.5 Der Vermittler hat, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde, aufgrund einer erfolgreichen Vermittlung eines Kandidaten Anspruch auf eine Vermittlungsprovision in Höhe von 20% der provisionsrelevanten Vergütung des Kandidaten.

Die provisionsrelevante Vergütung des Kandidaten im Sinne dieser AGB setzt sich wie folgt zusammen:

• vertraglich vereinbartes Bruttojahresgehalt im ersten Beschäftigungsjahr
• zuzüglich einer variablen Gehaltszahlung in Höhe von 10% des Bruttojahresgehalts.

Weitere Gehaltsbestandteile oder Arbeitgeberleistungen werden für die Berechnung der Vermittlungsprovision nicht berücksichtigt.

5.6 Die Auftraggeberin unterrichtet den Vermittler mit Zustandekommen des Arbeitsverhältnisses zwischen ihr oder einem mit ihr Verbundenen Unternehmen und dem Kandidaten über die für die Berechnung der Vermittlungsprovision relevante Vergütung des Kandidaten. Der Vermittler erhält in diesem Zusammenhang keine Einsicht in Vertragsunterlagen oder sonstige interne Dokumente der Auftraggeberin oder der mit ihr Verbunden Unternehmen.

6. Abrechnung und Fälligkeit

6.1 Der Vermittler stellt seine Vermittlungsprovision gemäß Ziffer 5 in Rechnung, sobald zwischen dem vorgestellten Kandidaten und der Auftraggeberin oder einem mit ihr Verbundenen Unternehmen ein Arbeitsverhältnis zustande gekommen ist und die Auftraggeberin dem Vermittler die für die Berechnung der Provision notwendigen Informationen mitgeteilt hat.

6.2 Der Vermittlungsprovision ist die gesetzliche Umsatzsteuer hinzuzurechnen.

6.3 Die Vermittlungsprovision wird 30 Tage nach Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung zur Zahlung fällig.

6.4 Der Vermittler übermittelt seine Rechnung per E-Mail an die zuständige Kontaktperson der Auftraggeberin.

7. Aufwendungsersatz und Kostenerstattung

7.1 Der Vermittler hat keinen Anspruch auf Erstattung eigener Aufwendungen, die im Rahmen seiner Vermittlungstätigkeit anfallen.

7.2 Die Auftraggeberin sichert zu, nachgewiesene notwendige Reise- und Unterbringungskosten des Kandidaten, die für die Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen anfallen, dem Kandidaten zu erstatten.

Der Vermittler wird den Kandidaten darüber informieren, dass die Kostenerstattung bei der Auftraggeberin mittels eines von ihr vorgegeben Formulars zu beantragen ist und die Zahlung per Überweisung an den Kandidaten erfolgt. Übersteigen die zu erstattenden Kosten einen Betrag von € 500,00, wird der diesen Betrag übersteigende Teil der Kosten nur erstattet, sofern die Auftraggeberin der Erstattung vor Anfall der Kosten zugestimmt hat.

8. Abwerbeverbot

8.1 Die Parteien verpflichten sich, während der Zusammenarbeit und für einen Zeitraum von 12 Monaten nach dem Ende der Zusammenarbeit keine Mitarbeiter der anderen Partei oder der mit ihr verbundenen Unternehmen aktiv auf offene Stellen im eigenen oder in anderen Unternehmen anzusprechen und abzuwerben.

8.2 Maßgeblich für die Berechnung der 12-Monats-Frist im Sinne der Ziffer 8.1 ist der Zugang der Kündigung des letzten Auftrags oder der Zugang der Mitteilung über die Beendigung des letzten Auftrags aufgrund der Besetzung der jeweiligen Stelle.

9. Geheimhaltung

9.1 Die Auftraggeberin und der Vermittler verpflichten sich, sämtliche Informationen, die sie im Rahmen ihrer Zusammenarbeit austauschen („Vertrauliche Informationen“), vertraulich zu behandeln und nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei an Dritte weiterzugeben. Ferner wird die Auftraggeberin dafür Sorge tragen, dass ihre Verbundenen Unternehmen ebenfalls die Vertraulichkeit wahren.

9.2 Dies gilt insbesondere für:

• personenbezogene und sonstige Daten von Kandidaten
• personenbezogene und sonstige Daten von Vertretern, Führungskräften und Mitarbeitern der Auftraggeberin und ihrer Verbundenen Unternehmen
• personenbezogene und sonstige Daten von Vertretern, Führungskräften und Mitarbeitern des Vermittlers
• sämtliche nicht öffentlich verfügbaren Informationen zum Geschäftsbetrieb der Auftraggeberin und ihrer Verbundenen Unternehmen
• sämtliche nicht öffentlich verfügbaren Informationen zum Geschäftsbetrieb des Vermittlers.

9.3 Diese Verpflichtung gilt während der Laufzeit des Auftrags und für zwei Jahre nach dessen Beendigung.

9.4 Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für Informationen, die allgemein bekannt sind oder rechtmäßig von Dritten erlangt wurden, die nach Kenntnis der empfangenden Partei keiner Vertraulichkeitsverpflichtung gegenüber der offenlegenden Partei unterlagen und diese Dritten ihrerseits die Informationen nicht durch die Verletzung von Schutzbestimmungen zugunsten der offenlegenden Partei erlangt haben.

9.5 Die empfangende Partei darf die Vertraulichen Informationen ihren Geschäftsführern, Mitarbeitern oder Vertreten ohne vorherige Zustimmung der offenlegenden Partei nur offenlegen, soweit (i) dies für die Erreichung des Geschäftszweckes vernünftigerweise erforderlich ist und (ii) die mit den Vertraulichen Informationen betrauten Personen dazu verpflichtet wurden, die Vertraulichen Informationen mindestens in dem Umfang und für den Zeitraum geheim zu halten, in dem die empfangende Partei aufgrund dieser Ziffer 9 zur Geheimhaltung der Vertraulichen Informationen verpflichtet ist.

9.6 Auf Verlangen einer Partei und nach Beendigung des Auftrags hat die jeweils andere Partei alle erhaltenen Vertraulichen Informationen unverzüglich zurückzugeben.

10. Datenschutz

10.1 Die Auftraggeberin erhebt, speichert und verarbeitet die Daten von Kandidaten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen der Auftraggeberin oder, falls Daten zulässigerweise an Verbundene Unternehmen weitergeben werden, gemäß den Datenschutzbestimmungen des die Daten empfangenden Unternehmens.

10.2 Die Datenschutzbestimmungen für Kandidaten finden sich unter:

https://www.viridium-gruppe.com/rechtliches/datenschutzerklaerung-fuer-bewerber/

für die Viridium Service Management GmbH, die Viridium Group GmbH & Co. KG und die Heidelberger Leben Service Management GmbH; sowie unter

https://www.proxalto-lv.de/datenschutzbestimmungen/datenschutzerklaerung-fuer-bewerber/
für die Viridium Customer Services GmbH

10.3 Die Auftraggeberin, ihre Verbundenen Unternehmen und der Vermittler treffen technisch-organisatorische Maßnahmen, die den unbefugten Zugriff auf Kandidatendaten und Informationen zum Geschäftsbetrieb der Auftraggeberin, der mit ihr Verbundenen Unternehmen und des Vermittlers verhindern.

10.4 Seitens der Auftraggeberin erhalten nur die Personen Zugriff auf Kandidatendaten, die unmittelbar mit der Besetzung von offenen Stellen befasst sind.

10.5 Die Auftraggeberin behält sich vor, Bewerbungen an Verbundene Unternehmen weiterzuleiten, wenn Kandidaten für dortige Stellen in Betracht kommen. Die Auftraggeberin informiert den Vermittler in diesem Fall über die Weitergabe der Bewerbung.

11. Beendigung und Kündigung des Auftrags

11.1 Der Auftrag endet, sobald die jeweilige Stelle besetzt ist (Einstellung eines Kandidaten in Festanstellung) oder der Personalbedarf entfällt. Die Auftraggeberin informiert den Berater in angemessener Frist über die Besetzung der Stelle oder den Wegfall des Personalbedarfs.

11.2 Die Parteien können den jeweiligen Auftrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist in Textform kündigen.

11.3 Die Beendigung oder Kündigung des Auftrags begründet keinen Anspruch auf Aufwendungsersatz, Schadensersatz oder eine sonstige Vergütung des Vermittlers gegenüber der Auftraggeberin oder der mit ihr Verbundenen Unternehmen.

11.4 Provisionsansprüche für Kandidaten, die vor Zugang der Kündigung vorgestellt werden, bleiben unberührt.

12. Haftung

12.1 Der Vermittler und seine verbundenen Unternehmen haften für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen ihrer gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen.

12.2 Der Vermittler und seine verbundenen Unternehmen haften für die leicht fahrlässige Verletzung von Pflichten aus dem Schuldverhältnis der Höhe nach begrenzt auf den bei Abschluss des Auftrags typischerweise vorhersehbaren Schaden.

12.3 Die vorstehende Haftungsbeschränkung gilt nicht in den Fällen zwingender gesetzlicher Haftung, bei Übernahme einer Garantie oder für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

13.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle sich aus oder in Zusammenhang mit einer Personalvermittlung ergebenden Streitigkeiten ist das am Sitz der Auftraggeberin zuständige Gericht. Die Auftraggeberin ist jedoch berechtigt, auch am Ort der Niederlassung des Vermittlers ein Gerichtsverfahren gegen den Vermittler anzustrengen.

13.3 Änderungen oder Ergänzungen dieser AGB bedürfen zu ihrer Wirksamkeit einer ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. Nebenabreden haben nur Gültigkeit, soweit sie schriftlich bestätigt wurden.

13.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ungültig sein oder werden, so berührt dies nicht die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen.

Stand: März 2021

Diese Bedingungen gelten für Personen aller Geschlechter. Die männliche Formulierung dient ausschließlich der besseren Lesbarkeit der Bedingungen.